Vortecx

Die Ausgangssituation

Vortecx hatte ein starkes Produkt: Eine All-in-One-Software für lokale Unternehmen, um ihre Sichtbarkeit in Google Maps, lokaler Suche und Bewertungsportalen zu maximieren. Die Software funktionierte – Kunden in über 50 Branchen nutzten sie erfolgreich.

Der Vertrieb war das Problem.

Ihr Wachstum basierte auf drei Säulen:

• Inbound-Leads über die Website (5-8 Anfragen pro Monat)
• Branchenevents und Messen (teuer, zeitaufwendig, unplanbar)
• Empfehlungen von Bestandskunden (sporadisch)

Das Ergebnis: Sie erreichten nur einen Bruchteil ihres adressierbaren Marktes. Tausende Apotheken, Autohäuser, Arztpraxen und Steuerberater in Deutschland brauchten genau ihre Lösung – wurden aber nie proaktiv angesprochen.

Die Herausforderungen vor Affluent:

• Kein Outbound-Sales-Team – Niemand machte proaktive Kaltakquise
• Abhängigkeit von teuren Messen – 25.000€ und mehr pro Event, unvorhersehbarer ROI
• Langsames Wachstum – Pipeline war nicht planbar
• Ungenutztes Marktpotenzial – Der Großteil der Zielkunden wurde nie kontaktiert
• Fehlende Skalierbarkeit – Gründer persönlich in fast jedem Sales-Call gebunden

"Wir hatten eine Software, die in jeder Branche funktioniert. Aber wir schafften es nicht, systematisch genug Unternehmen zu erreichen. Unser Wachstum war abhängig davon, ob eine Messe gut lief oder ob jemand uns weiterempfohlen hat. Das war nicht skalierbar."

Thomas Kadow, CEO Vortecx

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Die Lösung: Branchenspezifisches Cold Calling System

Affluent baute Vortecx ein branchenspezifisches Multi-Channel-Vertriebssystem, das systematisch Entscheider in lokalen Unternehmen erreicht.

Phase 1: ICP-Segmentierung und Branchen-Priorisierung (Woche 1-2)

Wir analysierten, welche Branchen das höchste Potenzial haben:

Priorisierte Target-Branchen:

• Autohäuser und KFZ-Werkstätten
• Arztpraxen und Zahnärzte
• Apotheken
• Optiker und Hörgeräte-Akustiker
• Steuerberater und Anwälte

Für jede Branche entwickelten wir individuelles Messaging:

• Für Autohäuser: "Wie Sie mit Local SEO mehr Werkstatt-Termine generieren"
• Für Ärzte: "Neue Patienten gewinnen, ohne auf Empfehlungen zu warten"
• Für Apotheken: "In der lokalen Suche vor Ihrer Konkurrenz erscheinen"

Phase 2: Cold Calling Team Recruiting und Training (Woche 3-5)

Wir stellten 3 branchenspezialisierte Cold Caller ein:

• 2 Caller für Healthcare (Ärzte, Zahnärzte, Apotheken)
• 1 Caller für B2B-Services (Steuerberater, Autohäuser, Optiker)

Training-Fokus:

• Branchenspezifische Pain Points verstehen
• Entscheider-Ansprache (Geschäftsführer, Inhaber, Marketing-Verantwortliche)
• ROI-Argumentation mit konkreten Zahlen
• Demo-Booking statt direktem Verkauf

Jeder Caller bekam erprobte Skripte pro Branche plus Einwandbehandlung.

Phase 3: CRM-Integration und Multi-Channel-System (Woche 6)

Wir bauten ein 3-Kanal-System für maximale Reichweite:

Cold Calling
60-80 Anrufe pro Caller pro Tag. Fokus auf Entscheider-Gespräche. Ziel: Demo-Termin buchen, nicht direkt verkaufen.

E-Mail-Sequenzen
Automatisierte Follow-ups nach Cold Call. Branchenspezifische Case Studies. 5-Touch-Sequenz über 14 Tage.

LinkedIn Outreach
Connection Requests mit Personal Note. Thought Leadership Content zu Local SEO. Retargeting von Non-Respondern.

CRM-Dashboard:

• Live-Tracking aller Anrufe, Termine, Conversions
• Branchenspezifische Performance-Analyse
• Transparente Pipeline-Übersicht

Die Ergebnisse: Vom Messe-Vertrieb zum systematischen Outbound

Nach 3 Monaten mit Affluent:

Planbare Neukundengewinnung

• 12-15 gebuchte Demos pro Monat (vorher: 5-8 Inbound-Anfragen)
• Conversion Rate von Demo zu Kunde: 35-40%
• Show-Up-Rate: 78%

Branchen-Performance

Autohäuser und Werkstätten
Höchste Conversion Rate durch starken lokalen Wettbewerbsdruck. Geschäftsführer verstehen sofort den Wert von lokaler Sichtbarkeit.

Arztpraxen und Zahnärzte
Längere Sales-Cycles, aber höhere Vertragswerte. Besonders erfolgreich bei Fachärzten und Zahnärzten mit mehreren Standorten.

Optiker und Akustiker
Schnellste Entscheidungsfindung. Klarer Pain Point: Sichtbarkeit gegen Fielmann und Apollo.

Sales-Cycle: 12-16 Tage

Von Erstkontakt bis Vertragsunterschrift durchschnittlich zwei Wochen. Deutlich schneller als über Messe-Leads.

ROI-Entwicklung

Das Setup amortisierte sich innerhalb der ersten 8 Wochen durch abgeschlossene Deals. Das System läuft jetzt unabhängig vom Messekalender.

Der Unterschied zu vorher

VorherNachher (mit Affluent)5-8 Inbound-Anfragen pro Monat12-15 gebuchte Demos pro MonatAbhängig von Messen und EventsSystematische Outbound-EngineKeine proaktive Akquise60-80 Calls pro TagGründer in jedem Sales-CallSkalierbar ohne Gründer-InvolvementUnplanbare PipelineVorhersagbare Neukundengewinnung25.000€ Messekosten pro EventReduzierte Messe-Abhängigkeit

Das Erfolgsgeheimnis: Branchenfokus und Systematik

Was diesen Ansatz effektiv machte:

Branchenspezifische Ansprache

Statt "One-Size-Fits-All" entwickelten wir für jede Branche individuelles Messaging, Pain Points und ROI-Argumente. Jeder Call wirkt relevant.

Demo-First-Ansatz

Kein Hard-Selling am Telefon. Stattdessen: Wert aufzeigen, Neugier wecken, Demo buchen. Das Closing passiert in der Demo, nicht am Telefon.

Skalierbare Prozesse

Jeder Schritt dokumentiert und wiederholbar: Call-Skripte pro Branche, E-Mail-Templates, CRM-Automatisierung für Follow-ups.

Der Wendepunkt

"In den ersten 6 Wochen haben wir mehr qualifizierte Demos gebucht als in einem durchschnittlichen Quartal vorher. Unser Wachstum ist jetzt planbar. Wir wissen, dass wir mit einer bestimmten Anzahl an Calls eine bestimmte Anzahl an Demos generieren, und wie viele davon zu Kunden werden. Vorher war jedes Quartal ein Rätselraten. Jetzt können wir forecasts machen, die auch eintreffen."

Geschäftsführung, Vortecx

Branchenspezifische Erfolge im Detail

Autohaus-Segment

Conversion Rate: 41%

Messaging: "Herr Müller, ich sehe, Sie haben 3 Standorte in Baden-Württemberg. Wir helfen Autohäusern wie Ihrem, in der lokalen Google-Suche vor Ihrer Konkurrenz zu erscheinen. Darf ich Ihnen in 20 Minuten zeigen, wie das funktioniert?"

Ergebnis: Durchschnittlich 5-6 gebuchte Demos pro Monat in diesem Segment.

Arztpraxen-Segment

Conversion Rate: 35%

Messaging: "Frau Dr. Schmidt, wir helfen Arztpraxen dabei, neue Patienten über die lokale Google-Suche zu gewinnen – ohne auf Empfehlungen warten zu müssen. Darf ich Ihnen zeigen, wie das funktioniert?"

Ergebnis: Besonders erfolgreich bei Zahnärzten und Fachärzten mit mehreren Standorten.

Optiker-Segment

Conversion Rate: 38%

Messaging: "Herr Weber, ich sehe, Sie haben 2 Filialen in München. Wir sorgen dafür, dass Sie in der lokalen Suche besser gefunden werden. Interessiert?"

Ergebnis: Höchste Conversion Rate durch starken lokalen Wettbewerb als Schmerzpunkt.

Systemaufbau in 6 Wochen

Woche 1-2: ICP-Definition, Branchen-Priorisierung, Messaging-Entwicklung
Woche 3-4: Caller-Recruiting, Training, Skript-Testing
Woche 5: CRM-Integration, Prozess-Dokumentation, Dashboard-Setup
Woche 6: Go-Live, erste Calls, Optimierung basierend auf Live-Daten

Ab Woche 7: Voll-skalierter Betrieb mit konstanter Demo-Generierung

Ihr Erfolgsrezept

Branchenspezialisierung – Individuelles Messaging pro Zielgruppe
Demo-First-Ansatz – Kein Hard-Selling, sondern Wert zeigen
Geschultes Cold Calling Team – Caller mit Branchen-Expertise
Multi-Channel-System – Call, E-Mail, LinkedIn
Volle CRM-Transparenz – Live-Tracking, Forecasting, Optimierung
Skalierbare Prozesse – Dokumentiert, wiederholbar, planbar

Vortecx hat bewiesen: Auch im SaaS-Markt können Unternehmen durch systematischen Outbound wachsen – ohne Abhängigkeit von Messen oder Glück.

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